Surfaces et espace de travail

Avant d’envisager un déménagement, il est utile de s’interroger sur les solutions alternatives qui existent pour une surface de travail trop petites ou au contraire, un espace trop grand.

immobilier entreprise - surface de travail

Que faire si vos locaux sont trop petits ?

– Changez de cloisonnement. Cela permet d’installer jusqu’à 30 % de postes de travail en plus. Renseignez-vous tout d’abord auprès du propriétaire ou du gérant de l’immeuble pour savoir quels sont les murs qui peuvent être abattus et ceux qui ne peuvent en aucun cas être touchés (murs porteurs). Une autorisation préalable à tous travaux est nécessaire.

– Changez de mobilier. De nombreux fabricants de mobilier ont beaucoup travaillé ces dernières années pour trouver le meilleur rapport entre ergonomie et surface occupée par un poste de travail. Réalisez par exemple une étude de space-planning.

– Récupérez des surfaces additionnelles à proximité. Dans le même immeuble ou l’immeuble voisin, il y a peut-être une surface libre. Pour cela voici les étapes à suivre :

  • Entretenez un contact permanent avec votre gérant et votre propriétaire : Ils savent souvent longtemps à l’avance qui planifie de déménager.
  • Dialoguez régulièrement avec les autres sociétés de votre immeuble : Elles mènent aussi une réflexion sur leur besoin immobilier. Si elles envisagent de déménager, savoir qu’il leur serait facile de trouver un successeur peut influencer leurs choix ou les accélérer. ATTENTION : Certaines entreprises peuvent en profiter pour faire monter les enchères.
  • Informez-vous sur les disponibilités existantes dans les immeubles voisins en vous adressant à une société de conseil en immobilier d’entreprise : Leur connaissance du marché, vous permettront de connaître les locaux qui se libèreront à court terme.

– Mettez à disposition vos locaux. Les centres d’affaire ou des sociétés offrent régulièrement des bureaux équipés ou non, pour une durée temporaire de manière très souple, dans les grandes métropoles. Cette solution vous permettra de décaler dans le temps votre projet de déménagement tout en répondant à votre besoin immédiat de surfaces additionnelles disponibles.

Que faire si vos locaux sont trop grands ?

– Optez pour la sous-location. Attention, il faut vérifier auprès de votre propriétaire que le bail inclut cet accord. En général, les propriétaires préfèrent cette solution plutôt que de vous voir connaître des difficultés de règlement sauf si les locaux sont situés dans un quartier très recherché. Ils ne veulent pas risquer de se retrouver avec des locaux inoccupés plusieurs mois, ou pire d’avoir un locataire ne payant plus son loyer. Voici la démarche pour trouver votre sous-locataire :

  • Faites le tour de l’immeuble pour vérifier qu’aucune entreprise n’est pas intéressée par une extension de ses locaux. Si la réponse est négative, alors sollicitez les services d’une société de conseil en immobilier d’entreprise, ou effectuez vous-même vos propres recherches (annonces,…).
  • Faites attention à l’aspect juridique du contrat de sous-location car certains éléments doivent faire l’objet d’une description précise : Sous-location précaire (24 mois) ou bien durée classique de bail (3/6/9 ans). Mais notez bien que la durée du bail de sous-location ne peut en aucun cas être supérieur à la durée du bail principal.
  • Demandez à votre sous-locataire un certain nombre de garanties : un dépôt de garantie de 3 mois de loyer HT et HC et le paiement de 3 ou 6 mois de loyer d’avance.
  • Le sous-locataire doit participer aux coûts annexes exigibles (charges, taxe bureau,…).
  • Engagements des 2 parties sur la sécurité des locaux. Lors de l’acte de sous-location, faîtes intervenir le bailleur car ne pas le faire risque de mettre en péril le bail commercial entre le locataire et le sous-locataire et n’hésitez pas à vous faire assister par un conseiller juridique.
  • Attention: Vis-à-vis du propriétaire, seul le locataire principal est responsable du paiement du loyer.

ATTENTION !

Avant de vous lancer :

  • Vérifiez la date de la fin de votre bail (cession de bail) afin de savoir si un déménagement peut-être envisagé ou si la sous-location reste la seule solution et vérifiez également les modalités de réalisation.
  • Si la date est trop éloignée, étudiez les solutions éventuelles vous permettant de vous libérer du bail en cours par anticipation.

Si ces solutions intermédiaires ne sont pas adaptées à votre situation, il ne vous reste plus qu’à lancer une procédure de déménagement.